Beschrijving
Welke activiteiten u ook uitvoert in uw organisatie of in uw persoonlijke leven, alles loopt via relaties. Dit zijn personen of organisaties. Relaties vragen om relatiemanagement. Goed relatiemanagement gaat tegenwoordig niet meer zonder customer relationship management (crm). Dat wil zeggen dat u zich via de persoonlijke of organisatorische context van de relatie een beeld vormt van de behoeftepatronen van die relatie en deze probeert te matchen met de invulling die u daaraan zou kunnen geven. Het is in dat kader van belang om alles wat u weet over uw relaties en alles wat u doet met uw relaties vast te leggen, te documenteren. Om vervolgens in de zg. cockpitview alle gegevens in één blik te kunnen overzien: adresgegevens, bereikbaarheid, documenten, overeenkomsten, facturen, verjaardagen, projecten, contactpersonen, actiepunten, contactnotities.
Keep in touch met uw relaties!
De wereld om ons heen verandert snel. Ontwikkelingen gaan per dag. Belangrijk is dat u uw relaties en de aan hen verbonden gegevens snel kunt terugvinden. Mailings in een handomdraai opzetten, uitnodigingen verzenden, dossiers inzien, lijsten samenstellen, het moet allemaal als vanzelfsprekend functioneren. U wilt dat alle nieuwe gegevens realtime beschikbaar zijn, voor u en ook voor uw collega's.
Wat is ARP?
Een systeem voor aanvraagregistratie, relatiebeheer, projectbeheer, besluitvormingsproces, financiële controle en procesmanagement.
Voor wie is ARP geschikt?
ARP is geschikt voor fondsen, vermogensbeheerders en sponsoren, die doneren als hun core business beschouwen.
Waarom ARP gebruiken?
Omdat ARP alle gegevens in één omgeving bewaart en u meteen aan de slag kunt. Daarvoor heeft u in principe geen andere programma's meer nodig. ARP maakt een einde aan de versnippering van informatie! ARP is overzichtelijk, voorkomt lange zoektijden en verlies van data. Dat levert u een aanzienlijke tijdsbesparing op en de zekerheid dat uw gegevens veilig en betrouwbaar zijn opgeslagen.
ARP: functies
- relatie adressen en relatie gegevens bewaren
- contactpersonen inschrijven
- logo's en pasfoto's toevoegen
- groepen relaties en contactpersonen aanmaken met trefwoorden
- groepen relaties en contactpersonen mailen of e-mailen
- brieven, faxen en bijlagen doen uitgaan ( interne tekstmodule )
- overeenkomsten en notities opstellen ( interne tekstmodule )
- etiketten printen (adres, afzender, logo)
- automatische invoer van adres en aanhef bij documenten
- standaard teksten oproepen bij documenten
- actiepunten noteren, per relatie of organisatiebreed
- contactnotities schrijven, gekoppeld aan relatie
- jaarplanning maken
- gespreksnotities schrijven ( los van relaties )
- notulen en notities schrijven ( los van relaties )
- journaal bijhouden
- werkuren en kilometerstanden bijhouden (voor projecten, opdrachten e.d.)
- offertes, orderbevestigingen en facturen verzenden
- kennisdatabase aanleggen ( kerninfomatie eigen organisatie vastleggen )
- geheime gegevens bewaren ( pincodes e.d. )
- gescande documenten bewaren ( papierarme werkomgeving )
- ingebouwde web browser
- google maps ( route, streetview )
ARP: donatie is het project
In ARP wordt het proces van doneren aan een organisatie of een individu als een project beschouwd. Een project begint met een gespecificeerd verzoek tot ondersteuning door de aanvragende partij en eindigt met een gemotiveerde toekenning of afwijzing van het verzoek door de verstrekkende partij.
ARP: overzichtelijk donaties beheren
Na inschrijving van de aanvrager en de projectgegevens gaat het beheer als vanzelf. Het programma houdt bij welke gegevens nodig zijn, bewaakt de besluitvormingsprocedure, verdeelt de werkzaamheden tussen de projectbehandelaars en houdt de budgetten bij. Het genereert automatisch dossiers, adviezen, lijsten, jaarrapportages, budgetoverzichten en documenten. Toegezonden documenten kunnen in het digitaal dossier worden bewaard.
ARP: snelheid en doelmatigheid
Omdat ARP projecten werkt met sjablonen is snelheid en doelmatigheid van dit systeem gewaarborgd. Sjablonen zijn standaard teksten die worden ingezet bij het maken van documenten (brieven, e-mails e.d.), adviezen, planningen en voorwaarden. U maakt deze teksten eenmalig zelf aan, vervolgens kunt u ze oproepen en individueel bewerken, voor zover dat nodig is. Het programma beschikt over een eigen tekstmodule, het versnipperen van informatie over verschillende programma's (Word, Excel e.d.) behoort definitief tot het verleden.
Bijvoorbeeld:
U wenst dat elke aanvrager binnen 1 week een bevestigingsbrief dient te ontvangen.
U doet twee dingen eenmalig:
- u neemt deze handeling op in de standaard planning
- u stelt een standaard bevestigingsbrief op.
Resultaat:
1. ARP projecten signaleert als de bevestigingsbrief niet is uitgegaan
2. Het maken van de bevestigingsbrief is een kwestie van één klik op de knop.
ARP: bewaking
ARP is erop gericht om u te begeleiden vanaf de inschrijving van de aanvraag tot en met het nemen van een gemotiveerd besluit. U beslist zelf door wie een beslissing wordt genomen op welk moment. Het programma accordeert dit en bewaakt:
1. of u in het besluitvormingsproces iets bent vergeten
2. of de door u vastgestelde procedure wordt aangehouden door u of door uw collega's.
ARP: werken op basis van de profiel lijst
ARP maakt gebruik van de profiel lijst. Dit is een manier om op basis van één lijst besluiten te nemen. De profiel lijst kan variabel worden ingesteld. Het bevat altijd de standaardgegevens van projecten waaraan facultatief de volgende onderdelen met één muisklik kunnen worden toegevoegd:
- project omschrijvingen
- project adviezen
- project betalingen
- project besluit motivaties
- laatste stand van zaken
- project categorieën
- project planningen ( waaronder voorwaarden en tegenprestaties ).
De profiel lijst kan op verschillende manieren worden ingezet:
- als te nemen besluiten lijst (omschrijvingen + adviezen)
- als feedback lijst (omschrijvingen + besluit motivaties)
- als informatie lijst (omschrijvingen + stand van zaken + categorieën + betalingen + planningen ).
De voordelen van de profiel lijst:
1. Snel, u bespaart tijd
2. Geen overbodige papierwinkel
3. U en uw organisatie zijn altijd en volledig geïnformeerd.
ARP: netwerk
ARP kan werken op een standalone computer of in een netwerk omgeving. Een comfortabele keuze is SaaS (Software as a Service), waarbij het programma op een externe server wordt geplaatst. Hierdoor bent u in staat uw gegevens overal ter wereld te bereiken via een internetverbinding.