ARP: wat is het
ARP is een uitgekiend systeem voor vermogensfondsen en sponsoren, die doneren als hun core business beschouwen. Aanvraagregistratie, relatiebeheer, projectbeheer, besluitvorming, financiële controle en procesmanagement zijn tot één geheel samengebracht.
ARP: waarom
ARP bewaart alle ingevoerde gegevens in één omgeving. U kunt meteen aan de slag. Het is een totaaloplossing waardoor u geen andere programma's meer nodig heeft. Het maakt een einde aan de versnippering van informatie! Het is overzichtelijk, voorkomt lange zoektijden en kent geen verlies van data. Het levert u de zekerheid op dat uw gegevens veilig en betrouwbaar zijn opgeslagen. ARP geneert automatisch kantklare overzichten en rapportages.
ARP: donatie is het project
In ARP wordt het proces van doneren als een project beschouwd. Een project begint met een verzoek tot financiële ondersteuning door de aanvragende partij en eindigt met een gemotiveerde toekenning of afwijzing door de verstrekkende partij.
ARP: overzichtelijk projecten beheren
Na inschrijving van de gegevens gaat het beheer van projecten als vanzelf. Het programma houdt bij welke gegevens nodig zijn, bewaakt de besluitvormingsprocedure, verdeelt de werkzaamheden tussen de projectbehandelaars en houdt de budgetten bij. Het genereert automatisch dossiers, adviezen, lijsten, jaarrapportages, budgetoverzichten en documenten.
ARP: snelheid en doelmatigheid
Omdat ARP werkt met sjablonen is snelheid en doelmatigheid gewaarborgd. Sjablonen zijn standaard teksten die worden ingezet bij het maken van brieven, adviezen en planningen. U maakt sjablonen eenmalig zelf aan, vervolgens kunt u ze per project oproepen en bewerken. ARP beschikt over een eigen tekstmodule, waardoor de versnippering van informatie over verschillende andere programma's (Word, Excel e.d.) definitief tot het verleden behoort.
Bijvoorbeeld:
U wenst dat elke aanvrager binnen 1 week een bevestigingsbrief dient te ontvangen.
U doet twee dingen eenmalig:
- u neemt deze handeling op in de standaard planning
- u stelt een standaard bevestigingsbrief op.
Resultaat:
1. Het maken van de bevestigingsbrief is een kwestie van één klik op de knop
2. ARP signaleert en waarschuwt als de bevestigingsbrief niet is uitgegaan.
ARP: bewaking
ARP is erop gericht om u te begeleiden vanaf het aanvraagmoment tot en met het besluitmoment. U beslist zelf door wie een beslissing wordt genomen op welk moment. Het programma bewaakt het vastgestelde besluitvormingsproces.
ARP: werken op basis van de profiel lijst
ARP maakt gebruik van de profiel lijst. Dit is een manier om op basis van één lijst besluiten te nemen. De profiel lijst kan variabel worden ingesteld. Dat wil zeggen: het bevat altijd de kerngegevens van elk project waaraan met één simpele muisklik extra informatieblokken kunnen worden toegevoegd:
- project omschrijvingen
- project adviezen
- project betalingen
- project besluit motivaties
- laatste stand van zaken
- project categorieën
- project planningen ( waaronder voorwaarden en tegenprestaties ).
De profiel lijst kan op verschillende manieren worden ingezet:
- als te nemen besluiten lijst (omschrijvingen + adviezen)
- als feedback lijst (omschrijvingen + besluit motivaties)
- als informatie lijst (omschrijvingen + stand van zaken + categorieën + betalingen + planningen ).
De voordelen van de profiel lijst:
1. Snel, u bespaart tijd
2. Geen overbodige papierwinkel
3. U en uw organisatie zijn altijd en volledig geïnformeerd.
ARP: netwerk
ARP kan werken op een standalone computer of in een netwerk omgeving. Een comfortabele keuze is SaaS (Software as a Service), waarbij het programma op een externe server wordt geplaatst. Hierdoor bent u in staat uw gegevens overal ter wereld te bereiken via een internetverbinding.
2. of de door u vastgestelde procedure wordt aangehouden door u of door uw collega's.
ARP: functies
- relatie adressen en relatie gegevens bewaren
- contactpersonen inschrijven
- logo's en pasfoto's toevoegen
- groepen relaties en contactpersonen aanmaken met trefwoorden
- groepen relaties en contactpersonen mailen of e-mailen
- brieven, faxen en bijlagen doen uitgaan ( interne tekstmodule )
- overeenkomsten en notities opstellen ( interne tekstmodule )
- etiketten printen (adres, afzender, logo)
- automatische invoer van adres en aanhef bij documenten
- standaard teksten oproepen bij documenten
- actiepunten noteren, per relatie of organisatiebreed
- contactnotities schrijven, gekoppeld aan relatie
- jaarplanning maken
- gespreksnotities schrijven ( los van relaties )
- notulen en notities schrijven ( los van relaties )
- journaal bijhouden
- werkuren en kilometerstanden bijhouden ( voor projecten, opdrachten e.d. )
- offertes, orderbevestigingen en facturen verzenden
- kennisdatabase aanleggen ( kerninfomatie eigen organisatie vastleggen )
- geheime gegevens bewaren ( pincodes e.d. )
- gescande documenten bewaren ( papierarme werkomgeving )
- ingebouwde web browser
- google maps ( route, streetview ).